Technische Daten POLLEX-LC ERP / CRM Business Software
1.1 Datenbanken
POLLEX-LC ermöglicht den Einsatz verschiedener Datenbanken, deren Auswahl vom eingesetzten oder gewünschten Betriebssystem und der Benutzerzahl abhängig sein kann.
Aktuell werden die Datenbanken Microsoft SQL-Server, Gupta SQLBase und Oracle über Eigenerkennung von POLLEX-LC angesprochen. Es besteht z.B. auch die Möglichkeit, eine Oracle-Datenbank, die unter UNIX® läuft, von Arbeitsstationen unter Windows® mit POLLEX-LC zu benutzen
1.2 Systemvoraussetzungen
Hohe Softwareleistung sollte auch mit einer guten Rechnerausstattung Hand in Hand gehen.
Hardware
Wir empfehlen zumindest Personal Computer mit Pentium-III 1,2 GHz Prozessoren, 64 (Win95/98) bzw. 512 (WinNT/Windows2000/Prof) MB RAM. Selbstverständlich bringen höhere Taktfrequenzen und größere Hauptspeicher im Hinblick auf die Ablaufgeschwindigkeit weitere Vorteile.
Netzwerk-Betriebssysteme POLLEX-LC arbeitet in Abhängigkeit der verwendeten Datenbank auf folgenden Netzwerk-Plattformen:
- Microsoft Windows 2000, 2003, 2003
Client-Software
- Microsoft Windows 95, 98, Me
- Microsoft Windows 2000, 2003
- Microsoft Windows XP Home und Professional
- Microsoft Windows Vista
Die Vielfalt der wählbaren Plattformen und Datenbanken gewährleistet, daß sich ein hochaktueller technischer Stand mit großer Zukunftssicherheit verbindet.
POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE ist ein Auftrags- und Materialwirtschaftssystem, das sich durch den Einsatz neuester Programmier- und Datenbanktechnik einerseits und einer leicht verständlichen und einfach bedienbaren grafischen Benutzeroberfläche andererseits auszeichnet.
2.1 Individuell anpassbare Standardsoftware
POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE ist ein branchenneutrales Auftragsbearbeitungs- und Materialwirtschaftssystem. POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE wurde als Standard-Software konzipiert, die durch Ergänzung mit funktions- und branchenspezifischen Modulen den jeweiligen Kundenerfordernissen angepaßt werden kann.
Darüber hinaus ist durch den objektorientierten Programmaufbau und die Strukturierung in Basisprogramm und allgemeine Module auch die Möglichkeit zur Realisierung von individuellen Anforderungen in Form wirklich kundenspezifischer Module gegeben.
Damit POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE einen möglichst großen Anwenderkreis finden kann, wurde ein modularer Programmaufbau zugrundegelegt.
Als Basis dient ein Grundprogramm, das sowohl in der Einzelplatz- (Single User) als auch in der Netzwerkversion mit sehr leistungsfähigen, spezifischen Programmodulen zu einer anforderungsgerechten Gesamtlösung kombiniert werden kann.
POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE ist auch bei spezifischen Wünschen sehr flexibel, da es als offenes System konzipiert ist. Dies betrifft sowohl einfache Herstellbarkeit von benutzerspezifischen Abfragen als auch spezifische Zusatzfunktionen, die über Parameter in den Programmgrundlagen gesteuert werden können. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eigene, geschlossene Programmroutinen durch POLLEX / ALCG oder die kundeneigene Programmierung zu erstellen.
Die Kombinierbarkeit von Grundprogramm und Modulen (die Modulgruppen sind in der folgenden Abbildung dargestellt) ermöglicht eine hohe Anpassbarkeit an die betriebsspezifischen Erfordernisse.
2.3 Benutzerunterstützung
Die übersichtliche und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche ermöglicht es dem Anwender, sich rasch im System zurechtzufinden. Es werden sowohl Maus- als auch Tastaturbedienung unterstützt. Die Funktion der Titelleisten, der Menüsteuerung und die gewählten Bildschirmsymbole sind wie die Tastaturkürzel so gewählt, daß sie identisch oder funktional ähnlich zu den meisten anderen gängigen MS-Windows® Programmen (z.B. MS-Word für Windows®, MS-Excel®) sind.
Ergänzend zu den meist mit Langtext beschriebenen Feldern, Schaltflächen und Farbcodierungen, die das intuitive Verständnis des Programmablaufes unterstützen, steht das Benutzerhandbuch mit Stichworten und Querverweisen Online auf dem Bildschirm über Tastendruck zur Verfügung.
2.4 Einfache Bedienung
Auswahl / Durchgriffe
Über mit Langtext beschriftete Schaltflächen kann aus dem Hauptauswahlmenü direkt in die einzelnen Programmteile verzweigt werden. Überall dort, wo logische Durchgriffe in andere Programmteile erforderlich sind, können diese mittels Funktionstasten oder Mausklick auf einfache Weise erfolgen, ohne daß der Benutzer den aktiven Programmteil vorher verlassen muß.
Intuitive Bedienung
In Ergänzung mit Listfeldern, Auswahltabellen und Farbcodierungen für Schnellsuche und Auswahl wird eine intuitive Bedienung konsequent durch das gesamte Programm geboten.
3.1 Grundprogramm - Stichwortbeschreibung
EURO
Beliebiger Einsatz des EURO: als Hauswährung und/oder kundenspezifische Fakturen in EURO. Routine zur automatischen Konvertierung auf EURO. Optionale doppelte Preisauszeichnung.
Druckerzuordnung
Drucker können Dokumenten und Benutzern frei zugeordnet werden, wodurch die optimale Nutzung der bestehenden Drucker unabhängig von deren Standort sicherstellt wird.
Stammdatenverwaltung
Kunden, Lieferanten, Vermittler, Banken, Artikel, Personal, Textbausteine, Grundlagen. Mit Ansprechpartnerverwaltung. Kundenspezifische Artikelnummern.
Chargen-/Seriennummernverwaltung
Es können sowohl chargen-/seriennummerpflichtige Artikel definiert werden als auch eigene Seriennummern vergeben werden. Die Chargen-/Seriennummernbeauskunftung zeigt jede Bewegung des Chargen-/Seriennummernartikels an. Verwaltung eines Seriennummerntausches durch den Lieferanten.
Auftragsverwaltung
Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Sammel- und Einzelkommissionierung, Teil- und Sammellieferscheinen, Rücklieferscheine sowie (Bar)-Rechnungen und (Bar)-Gutschriften. Inklusive Sofortlieferschein, Sofortrechnung, Sofortgutschrift sowie Batchlieferschein, Batch- und Sammelfakturierung.
Rapporterfassung
Erfassung der Istverbrauchsdaten zu Aufträgen für die Nachkalkulation.
Vor- und Nachkalkulation
Auftragsbezogen mit Vergleich der Soll- und Istwerte in der Nachkalkulation. Mit Abweichungskontrolle.
Bestellwesen
Freie Bestellungen und Bestellvorschlagssystem mit automatischen Bestellungen aus Bestellvorschlägen (fixe und saisonale Kennzahlen, Verbrauchskennzahlen), Rahmenbestellungen, sowie interne Bestellungen in Filialsystemen.
Wareneingang/Rücklieferung
Wareneingangsverbuchung aus Bestellungen mit Bildung des mittleren Einkaufspreises und Freigabe nach technischer und kaufmännischer Prüfung. Rücklieferung an den Lieferanten (frei oder direkt aus dem Reparaturauftrag)
Artikelkartei
Lagerbewegungsjournal für alle Zu- und Abgänge jedes Artikels auf einem Lager.
Inventur
Beliebig oft durchzuführende Stichtags- und Teilinventuren mit Bewertungs- und Lagerbestandslisten. Inventurabwertung nach Altersstruktur, Artikelgruppen und Artikel samt Abwertungslisten.
Provisionsabrechnung
Für Vertreter nach Festbetrag, Umsatz, Deckungsbeitrag und Betriebsergebnis für Artikel und/oder Provisionsgruppen. Für Vermittler nach Festbetrag und Umsatz.
Auswertungen
Umsatz-, Absatz- und Deckungsbeitragsauswertungen für Kunden, Artikel, SET-Artikel, Vertreter. Nach verschiedenen Kriterien in Perioden und kumuliert. Mit Vorjahresvergleichen.
Mailing
Der Programmteil "Mailing" ermöglicht die Adreßauswahl aus Kunden- und Lieferantenstamm nach verschiedensten Kriterien. Zusätzlich kann ansprechpartnerbezogen und aktivitätsbezogen ausgewählt werden, sodass auf einfachste Weise Serienbrief- oder Serienetikettendateien für Textverarbeitungsprogramme (z.B. MS Word) erstellt werden können. Auf Basis bereits durchgeführter Mailing-Aktivitäten oder zugeordneter Mailing-Merkmale können neue Mailing-Aktivitäten automatisiert erstellt werden. In Verbindung mit dem CRM wird dadurch ein starkes Marketinginstrument zur Verfügung gestellt.
Jahres Soll/Ist Plan
Umsatz- und Deckungsbeitragsplanung nach system- und benutzerdefinierten Kriterien. Mit automatischer Gegenüberstellung der entsprechenden Quartals-Ist-Werte.
Überleitung FIBU
Rechnungsausgangsbuch, -eingangsbuch. Erstellung von Quelldateien für die Konvertierungsprogramme: Debitoren, Kreditoren, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassa.
Massenpflege
Im Artikelstamm und Kundenstamm können Daten direkt in POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE über Auswahlkriterien gepflegt oder exportiert und damit in einem anderen Programm wie z.B. MS-Excel© bearbeitet und wieder importiert werden.
Über eine "Hot-Key"-Tastenkombination kann zu jedem Zeitpunkt im Programm eine Schnellfunktion über die aktuell in Verwendung befindliche Bildschirmmaske der Auftragsbearbeitung gelegt werden.
Schnellbrieffunktion
Hot Key: [ ALT ] [ T ] Der Vorteil für den Benutzer liegt darin, daß aus allen Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Vermittler, Banken, Personal) eine beliebige Adresse und Ansprechpartner über diese Schnellsuchfunktion, mit einem Textbaustein verbunden, in das Windows Clipboard kopiert und dann in ein anderes Windows-Programm (z.B. Winword) eingefügt werden kann.
Verfügbarkeitsauskunft
Hot Key: [ ALT ] [ Q ] Die Verfügbarkeitsauskunft für Artikel kann zu jedem Zeitpunkt im Programm über die aktuell in Verwendung befindliche Bildschirmmaske der Auftragsbearbeitung gelegt werden. Die Verfügbarkeitsauskunft beinhaltet die Detailinformationen zu jedem beliebigen Artikel, die bei einer Auskunft an einen anfragenden Kunden benötigt werden. Es sind dies lagernde Menge, reservierte Menge (mit Auskunft, für wen die Reservierung besteht), verfügbare Menge, bestellte Menge mit voraussichtlichem Eintrefftermin, Bestände auf anderen Lagern, Preisauskunft mit Listenpreis, Einkaufspreis, allgemeine und kundenspezifische Staffelrabatte, kundenspezifischem Preis und Verkäufen des Artikels in einer frei wählbaren Abfrageperiode. Mit der Warenkorbfunktion können direkt Dokumente wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine... erstellt werden.
3.2 Module - Stichwortbeschreibung
Geordnet nach Modulgruppen (siehe auch: Modularer Programmaufbau)
3.2.1 Verkauf und Marketing
CRM
CRM schafft den ganzheitlichen Ansatz als Voraussetzung für ein effektives Management der Kundenbeziehungen. Es gilt, das Wissen über die Kunden durchgängig und systematisch abzubilden und allen Abteilungen mit Kundenkontakt (Marketing, Vertrieb, Kundendienst etc.) zur Verfügung zu stellen.
CRM verfolgt das Konzept der Integration von Marketing, Vertrieb und Kundendienst. Anstelle einer strikten Trennung der Bereiche wird der Informationsfluss der Abteilungen mittels Workflow vernetzt.
Selbstdefinierbarkeit der Geschäftsabläufe in Form von vordefinierten Prozessen. Verwendung wiederkehrender Prozesse. Anpassbarkeit (Hinzufügen, Entfernen, Abändern) von Aufgaben innerhalb vordefinierter Prozesse. Durch Rollen werden Benutzer bestimmten Aufgabenbereichen zugeordnet. Durch die Zuordnung von Benutzern zu Rollen werden Benutzergruppen gebildet, die jeweils für bestimmte Aufgabenbereiche zuständig sind (z.B. Auftragsbearbeitung, Verkauf, Technik, Einkauf, Support, Produktion). Ein Benutzer kann Teilnehmer in mehreren Rollen sein.
CRM ist über Hot Key [ ALT ] [ K ] aufrufbar und kann damit zu jedem Zeitpunkt im Programm über die aktuell in Verwendung befindliche Bildschirmmaske gelegt werden.
Aus CRM können auch direkt Umsatz- und Seriennummern-Schnellauskünfte (z.B. Druck Umsatzauszug) bezogen werden.
Sonderpreise
Zu den im Grundprogramm bereits verfügbaren Rabattierungsmöglichkeiten werden in diesem Programmodul Sonderpreise (je Mengeneinheit) und Rabatte - mit oder ohne bestimmter Gültigkeitsdauer - sowie allgemeine und kundenspezifische Staffelrabatte und kundenspezifische Preisgruppen wahlweise einstufig oder mehrstufig verwaltet. Auf diese Weise können auch kundenspezifische Preislisten generiert werden. Kundenspezifische Preisgruppen und empf. Verkaufspreise (Ladenpreise).
Barverkauf
Das Modul "Barverkauf" ermöglicht die Verwaltung von beliebig vielen PC - Kassen in einer Firma. Belegschnellerfassung in einem einzigen Dialogfenster. Belegdruck, Rückgeld- und Zahlungsartenkontrolle sowie Kassenabschluß und Warenstatistik.
Kassa - Point of Sale
POS-Kassa mit Scannerfunktion mit Artikelstamm, Kundenstamm, Personaldaten. Online- und Offline-POS-Kassa.
Online-Shop
Online-Shop auf Basis von POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE. Umfangreiche Funktionen des Standard Shops wie Navigation durch Produkthierarchien, Suche nach Herstellern und Produkten, Übersichtslisten, Produktdetailanzeigen, Warenkorbfunktionen, Angebotsanforderungen bzw. Produkt-Bestellungen, die automatisch als Auftrag in der Datenbank gespeichert werden.
3.2.2 Auslandsgeschäft
Intrastat
Verwaltung der Intrastat-Meldungsdaten. Erstellung der Intrastat-Meldungen für den Warenfluß der Ausfuhren und Einfuhren. Ausgabe als Meldungsformular und/oder als Meldedatei zur Überleitung auf Datenträger.
Fremdsprache
Zur Erstellung von Dokumenten (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Teilrechnungen, Rechnungen, Bestellungen) in Fremdsprachen. Es können sowohl die Artikeltexte als auch die dokumentenspezifischen Teile allgemeingültig übersetzt werden, sodass auf einfachste Weise fremdsprachige Dokumente entstehen.
Fremdwährung
Zur Erfassung beliebig vieler Fremdwährungen in einer entsprechenden Umrechnungstabelle für den Einkauf und Verkauf. Zusätzlich können zu allen Artikeln feste Fremdwährungspreise gespeichert werden.
Sprachversionen
Zur Programmbedienung ist jeweils die Sprache des Benutzers als Bildschirmsprache (Benutzer-Interface) erforderlich. Diese wird durch die Sprachversion von POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE hergestellt. Aktuell sind Deutsch, Englisch, Ungarisch, Serbo-Kroatisch und Slovakisch als Benutzer-Oberflächen-Sprache verfügbar. Auch innerhalb eines Netzwerkes kann benutzerspezifisch die Sprache ausgewählt werden, mit der der Benutzer POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE bedienen möchte.
3.2.4 Fertigung
SET-Artikel
Im Artikelstamm werden Artikel in beliebiger Kombination und Stückzahl zu einem "Setartikel" bzw. Handels-Stücklistenartikel zusammengestellt. Dieser kann in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen weiter verwendet und dokumentenspezifisch verändert werden. In der Verfügbarkeitsauskunft [ ALT ] [ Q ] kann auch der verfügbare Bestand an SET-Artikel beauskunftet werden. Im Artikelstamm werden Artikel in beliebiger Kombination und Stückzahl zu einem "Setartikel" bzw. Handels-Stücklistenartikel zusammengestellt. Dieser kann in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen weiter verwendet und dokumentenspezifisch verändert werden. In der Verfügbarkeitsauskunft [ ALT ] [ Q ] kann auch der verfügbare Bestand an SET-Artikel beauskunftet werden.
Standard-Fertigung
Beinhaltet die Erfassungsmöglichkeit für Fertigungstermine nach Datum und Kalenderwochen mit Kapazitätsauskunft sowie den Druck des zugehörigen Fertigungsauftrages mit produktionsspezifischen Angaben. Umbuchung von Bauteilen (SET-Artikeln) in Fertigartikel. Erstellung von Touren- und Ladelisten aufgrund einer Produktions-/Lieferliste für offene Aufträge.
Produktion
Ermöglicht die Erstellung von mehrstufigen Baugruppen mit beliebig vielen Ebenen im Artikelstamm. Aus den Baugruppen können Fertigungsaufträge (Eigen- und Fremdfertigung) erstellt werden, die mit Materialentnahmen (bzw. Beistellscheinen) und Fertigproduktzubuchungen bebucht werden. Über Zuordnung von Maschinen- und Arbeitsstunden (mit Kostenstellen) sowie Restmaterial-Zuordnung kann ein Fertigungsauftrag abgeschlossen werden. Eine Nachkalkulation mit Auswertung von Maschinendaten und Fertigungszeiten ist ebenso inkludiert wie die Erstellung von Materialscheinen, Dispositionslisten und Produktionsausweisen und die Verwaltung von Chargennummern.
3.2.5 Disposition und Einkauf
Lieferantenanfragen
Durch Hinterlegung einer Liste möglicher Lieferanten zu einem Artikelkriterium (Artikelreihe) kann nach Erfassung einer Kundenanfrage eine zugehörige Lieferantenanfrage an bis zu zehn Lieferanten je Anfrage generiert werden, die per Brief, Fax oder eMail mit Einpreisungsdatei an die jeweiligen Lieferanten weitergeleitet wird. Die Lieferantenangebote können über die Einpreisungsdatei in einen Preisspiegel eingelesen oder manuell erfaßt werden. Die Auswahl eines Lieferanten im Preisspiegel wird automatisch in die Kundenanfrage übernommen, wodurch die Einkaufspreise zugeordnet werden. Auf Basis dieser Einkaufspreise kann durch Aufschlagskalkulation direkt der Verkaufspreis ermittelt, das Kundenangebot erstellt und die Bestellung bei den jeweils zutreffenden Lieferanten ausgelöst werden.
Reservierungssystem
Dieses Modul ermöglicht die Zuordnung von Kundenlieferterminen zu Aufträgen bzw. einzelnen Auftragspositionen und überprüft die Artikelverfügbarkeit zum gewünschten Liefertermin. Eine Reservierung kann vom Lager oder offenen Bestellungen erfolgen. Zusätzlich automatischer Bestellvorschlag bzw. Ermittlung frühester Liefertermin. Möglichkeit zur Gesamt-Materialdisposition ohne Auftragsbindung.
Multilager
Das Modul "Multilager" bietet die Möglichkeit, beliebig viele Lager mit jeweils beliebig vielen Lagerorten zu verwalten. Es können bei Wareneingang und Lieferscheinerstellung jeweils die gewünschten Zu- bzw. Abbuchungslager und Lagerplätze angegeben werden. Die Multilagerverwaltung beinhaltet Konsignationslager mit Konsignationslieferscheinen und -rechnungen sowie Streckengeschäftsabwicklung. Es können Kundenlager in Kombination mit dem Modul Filialverwaltung verwaltet werden.
3.2.6 Datenkommunikation
Datanorm - Export
Die im Artikelstamm von POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE erfaßten Artikel können zur Weitergabe an Kunden oder Filialen auch als "Datanorm 4.0" Format exportiert werden. Kundensonderpreise können mitexportiert werden.
Datanorm - Import
Import von Artikeldaten aus "Datanorm 5.0" Format in den Artikelstamm von POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE.
EDI
Das Modul "EDI" beinhaltet die Schnittstelle zwischen POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE und einem EDI Converter. EDI wird pro Dokumentart festgelegt z.B. Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Eingangslieferscheine oder Auftragsannahme.
Außendienst Abgleich
Der Außendienst Abgleich dient dem Transfer von Daten zwischen getrennten POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE Datenbanken, die nicht miteinander online verbunden sind.
Online Filialverwaltung
Ermöglicht die Verwaltung von Filialen/Abteilungen innerhalb einer Datenbank mit Zuordnung von Lager und Mitarbeitern. Absenderdaten und Zuordnung von Angeboten bis zu Rechnungen zu Filialen/Abteilungen. Mit POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE können sowohl Filialen des selben Mandanten als auch mandantenfremde Filialen verwaltet werden.
3.2.7 Rechnungswesen
Offene Posten
Erfassung der Zahlungen zu den in POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE erstellten Ausgangsrechnungen mit Mahnwesen und Offene-Posten-Liste. Die Kreditlimitprüfung greift entweder auf die OP-Verwaltung von POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE oder offene Posten, die aus anderen FIBU-Programmen zur Verfügung gestellt werden, zu.
Schnittstellen Fibu
Schnittstellen Fibu sind Konvertierungsprogramme zur POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE Buchungsdatei, die das Übernahmeformat der Finanzbuchhaltungen KHK, BMD, DATEV oder Real Time herstellen. Schnittstellen zu anderen FIBU-Programmen sind möglich.
Integrierte Fibu Programme
Eine direkte Integration wird zu den Finanzbuchhaltungsprogrammen von Diamant Software Diamant/2 und Diamant/3, die ebenfalls auf SQL-Datenbanken (z.B. ORACLE, MS SQL Server) laufen, geboten. Dabei wird direkt mit der Buchungserfassungstabelle der jeweiligen FIBU gearbeitet und auch die Kreditlimit- und OP-Beauskunftung erfolgt direkt aus den in der selben Datenbank befindlichen Buchhaltungsprogrammen.
3.2.8 Reparatur und Kundendienst
Reparaturverwaltung
Erfassung von Reparaturaufträgen mit branchenspezifischen Kopfdaten. Durchzuführende/durchgeführte Arbeiten. Kostenvoranschlag, Reparaturauftrag, mit Material- und Zeiterfassung, Ausfolgeschein, Abrechnung und Nachkalkulation. Lagerverwaltung von zu reparierenden Artikeln inklusive Rücklieferung an den Lieferanten.
Technischer Kundendienst (in Vorbereitung)
Geräteverwaltung mit Planung der Wartungseinsätze und Störungseinsätze. Aufwandserfassung und Gerätegeschichte. Verwaltung von Wartungsverträgen.
4.1 Logischer Kreis "Dokumentenlauf"
4.1.1 Angebot/Auftrag
Mit Vorkalkulation
Der logische Kreis "Dokumentenlauf" mit begleitender Kosten- und Ertragskontrolle beginnt mit der Erstellung von Angeboten, die zu Aufträgen umgewandelt und beliebig verändert werden können. Parallel dazu läuft die Vorkalkulationskontrolle, die den Ist-Verkaufspreis dem Listen-Verkaufspreis, den kalkulatorischen Vollkosten und den Selbstkosten (Einkaufspreise) gegenüberstellt und den Roherlös des Auftrages (Angebotes) gegliedert nach Artikelarten ausweist.
Warenrücknahme
Mit eigener Benutzerberechtigung können in einem Auftrag auch Artikel durch Eingabe einer Minusmenge zurückgenommen werden. Dabei prüft POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE automatisch den tatsächlichen Kauf durch den Kunden, die gekaufte Menge, die Garantiezeit und ermöglicht die Anwendung des Preises, zu dem der Artikel vom Kunden gekauft wurde. Aus dem (Rücknahme)-Auftrag erstellt POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE dann automatisch Rücknahmelieferschein mit (selektierbarer) Lagerzubuchung und Gutschrift oder Barverkaufsgutschrift.
4.1.2 Lieferschein/Kommissionsschein
Mit Lagerbuchung
Neben der Erstellung freier Lieferscheine können aus Aufträgen automatisiert Lieferscheine (Teil-, Sammel- oder Konsignationslieferscheine) mit den entsprechenden Lagerbuchungen erstellt werden. Die Lieferscheinerstellung im Batch-Verfahren erstellt automatisch aus allen (auch Selektion möglich) lieferbaren Aufträgen die entsprechenden Lieferscheine. Die erstellten Lieferscheine können sowohl in die Fakturierung als auch in die Rapporterfassung (Ist-Verbrauchserfassung) übernommen werden.
Ohne Lagerbuchung
Soll nur ein Schein zur Kommissionierung der Ware im Lager erstellt werden, kann als Vorstufe zum Lieferschein ein sogenannter Kommissionsschein automatisch aus dem Auftrag erstellt werden. Im Kommissionsschein können selektiv die einzelnen gewünschten Lagerbuchungen ausgelöst werden. Sind alle Lagerbuchungen bestätigt, wird der Kommissionsschein automatisch zum Lieferschein.
4.1.3 Rechnung
Mit Buchungsdatei
Für Kundenaufträge, die sofort nach Auftragserfassung fakturiert werden sollen, kann die Erstellung von Sofortrechnungen und Barverkaufsrechnungen direkt aus dem Kundenauftrag heraus erfolgen.
Die Fakturierung im Batch-Verfahren erstellt automatisch aus allen (auch Selektion möglich) noch nicht fakturierten Lieferscheinen die entsprechenden Rechnungen. Diese können als Einzelrechnung je Lieferschein oder als Sammelrechnungen mit Auswahlmöglichkeit des Fakturenzyklus erstellt werden.
Für individuelle Rechnungserstellung kann manuell zwischen Teilrechnung, Einzelrechnung oder Schlußrechnung gewählt werden. Dabei ist es möglich, freie Rechnungen zu erstellen oder die Positionen aus Auftrag, Lieferschein oder Rapport (Projekt) in die Rechnung zu übernehmen.
4.1.4 Rapport
Mit Lagerbuchung
Ein Rapport dient der Erfassung des Ist-Aufwandes zu einem Auftrag, um entweder aus dem Ist-Verbrauch zu fakturieren (je nach Vereinbarung mit dem Kunden) oder aber eine Nachkalkulation zu einem Auftrag durchführen zu können. Korrekturen zu Lieferscheinen oder nachträglich erfaßte Positionen werden automatisch am Lager verbucht.
4.1.5 Nachkalkulation
Mit Soll-Ist-Vergleich
Die Nachkalkulation stellt die Werte der Vorkalkulation laut Auftrag den tatsächlichen Istverbräuchen aus der Rapporterfassung gegenüber und vergleicht diese mit den Werten der erstellten Rechnung(en). Es werden Soll-Deckungsbeitrag, Soll-Betriebsergebnis, Ist-Deckungsbeitrag und Ist-Betriebsergebnis ausgewiesen. Eine Mengenabweichungsliste vergleicht die Soll- und Istverbrauchsmengen.
4.2 Logischer Kreis "Bearbeitungsstand"
4.2.1 Angebot/Auftrag
Bearbeitungsstand
Zu jeder Auftragspositionszeile wird die Auftragsmenge, die bisher gelieferte Menge, die bisher fakturierte Menge und die Menge, die im Rapport bereits erfaßt wurde, mit der noch offenen Menge dargestellt.
4.2.2 Nachkalkulation
Abweichungskontrolle
Durch die Erfassung des Ist-Verbrauches in der Rapportverwaltung wird eine Nachkalkulation jedes Auftrages (Projektes) ermöglicht. Diese stellt die Sollwerte aus der Vorkalkulation dem Ist-Ertrag aus der Faktura und den Ist-Kosten aus der Rapporterfassung gegenüber.
4.2.3 Lieferschein, Rechnung, Rapport
Farbcodes in Positionen
Jede Positionszeile, die nicht aus einem Vordokument übernommen wurde, ist in blauer Farbe, Temporärartikel (= nicht im Artikelstamm) sind in grüner Farbe dargestellt.
4.3 Logischer Kreis "Plan-Ist-Kontrolle"
4.3.1 Systemvorgaben
Fixe Kriterien
Nur die Artikelarten (Material, Lohn, Fremdleistung, Provisionen und "Direkte Kosten".) werden durch das System vorgegeben.
4.3.2 Benutzervorgaben
Freie Kriterien
Die Planungskriterien werden in der Auftragsbearbeitung festgelegt und von dort automatisch in das Planungssystem übernommen. Dies hat den Vorteil, daß die Planungskriterien immer tatsächlich mit den Zuordnungskriterien, die in der Auftragsbearbeitung verwendet werden, übereinstimmen müssen.
Verschiedene Sichtweisen
Der Vergleich zwischen Plan- und Istwerten stellt sich durch das gewählte Kriterium aus einer immer anderen Sicht dar. Durch die Strukturierung des Artikelstammes in Artikelhauptgruppen, Artikelsortiment, Artikelgruppen, Artikelreihen sowie durch die Festlegung der Auftragskategorien werden die Planungskriterien durch den Benutzer festgelegt. Die personenorientierte Planung (Vertreter, Vermittler) erfolgt mit den Daten aus dem Personalstamm und dem Vermittlerstamm.
4.3.3 Planzahlen
Quartalsorientierung
Die Planung wird in Gesamtplanung und Planung für einzelne Kategorien unterschieden. Der Planumsatz und der Plandeckungsbeitrag sind quartalsweise einzugeben. Die Summierung erfolgt durch das Programm. Die Planwerte der einzelnen Kategorien sollten - bei vollständiger Planung - jeweils wieder den Wert der Gesamtplanung erreichen. Es müssen nicht alle Kriterien geplant werden. Durch die Zuordnung der Ist-Werte wird die Planung für die Folgejahre wesentlich einfacher, da Transparenz über alle Kategorien erreicht wird. Zudem besteht die Möglichkeit, Plan- oder Istwerte in Folgejahresplanzahlen mit %-Veränderung und Rundungsglättung zu übertragen.
4.3.4 Rechnungen
Die Zuordnung der Ist-Werte für Umsatz und Deckungsbeitrag erfolgt aus den Rechnungspositionszeilen, die alle erforderlichen Informationen über die Kategorienzuordnung enthalten. Sie wird bei Druck des Rechnungsausgangsbuches im Programmteil "Überleitung FIBU" durchgeführt. Dies hat den Vorteil, daß die Istwerte nach erfolgter Überleitung fixe Werte sind, die in der Auftragsbearbeitung nicht mehr geändert werden können. Nicht zugeordnete Umsätze werden je Kategorie in einer Zeile, die mit *** (dies entspricht dem Begriff "Diverse") bezeichnet ist, zusammengefaßt.
4.4 Logischer Kreis "Materialwirtschaft"
Lagerbeauskunftung
Die zentrale Artikelkartei beinhaltet alle Bewegungen der Artikel, die im Artikelstamm mit der Artikelart "M" (Material) geführt werden. Es sind hier alle erforderlichen Daten verfügbar, die zur Erstellung von Lagerbewegungsjournalen, Stichtagsinventuren, Nachvollziehen von Einkaufspreisen und Nachverfolgung von Lagerumbuchungen erforderlich sind. Darüber hinaus ist eine ISO9000 - gerechte Nachvollziehbarkeit des Lieferweges vom Lieferanten zum Kunden gegeben.
Als Lagerführende Dokumente gelten all jene, die eine Artikelkarteibuchung zur Folge haben:
- Anfangsbestand (aus Artikelstamm)
- Inventuren (Inventurdifferenzbuchungen)
- Wareneingänge (nach technischer Freigabe)
- Lieferscheine (an Kunden, Lieferanten, Leihen)
- Rapporte (Änderungen und neue Positionen)
- Barverkäufe
- Konsignationsrechnungen
- Umbuchungen
- Produktion
5.1 Kundenstamm
Aufgrund der Vielzahl an Informationen, die zu einem Kunden von Interesse sein können, befindet sich in der unteren Fensterhälfte ein Karteikartenregister, das jeweils sachlich zusammengehörende Informationen auf einer Karteikarte zusammenfaßt.
Karteikarte Allgemein
Listfelder bieten die Möglichkeit, nur gültige Eingabewerte in das Datenfeld zu übernehmen.
Preisauszeichnung: Angaben zur doppelten Preisauszeichnung.
Auftragsinfo: Kurzangaben, die für die Angebots-/Auftragsstellung wichtig sind. Sie können während der Positionserfassung eingeblendet werden. Angabe von abweichenden Liefer- und Rechnungsadressen, Rechnungsempfängern (Einkaufsgenossenschaften).
Adressen: Beliebig viele von der Rechnungsadresse abweichende Lieferanschriften.
Export: Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden für EU-Ausländer und EU-Steuerfrei-Kennzeichen.
Banken und Konditionen: Banken, Liefer- und Zahlungskonditionen, Kundenrabattgruppe, Ust-Pflicht. Sammelrechnungs- und Teillieferungskennzeichen. Bonusangaben.
Karteikarte Ansprechpartner
In einer eigenen Tabelle können beliebig viele Ansprechpartner zu jedem Kunden mit vielen persönlichen und funktionellen Angaben zum jeweiligen Ansprechpartner verwaltet werden.
Karteikarte Mailing-Merkmale
Jeder Firma können beliebig viele Mailing-Merkmale zugeordnet werden, die im Programmteil Mailing als Auswahlkriterium verwendet werden können.
Karteikarte Mailing-Aktivitäten
In Mailing-Aktivitäten werden alle erstellten Mailings mit Datum des Mailings, der Teilnahme ... Ansprechpartner verwaltet.
Karteikarte Bonitätsinfo
In Bonitätsinfo werden Auskünfte von Kreditschutzverbänden verwaltet. Mit historischen Daten und Kreditlimitverwaltung.
5.2 Lieferantenstamm
Die allgemeinen Daten entsprechen denen im Kundenstamm. Es entfallen Auftragsinfo und Lieferadressen sowie kundenspezifische Angaben. Es kann jedoch die Hinterlegung von speziellen Rabattvereinbarungen und Mindestbestellbeträgen erfolgen. Zusätzlich werden die Artikellieferzulassung und Klassifikation der Lieferantenbewertung nach ISO9000 hier verwaltet.
5.3 Vermittlerstamm
Die allgemeinen Daten entsprechen denen im Kundenstamm. Es entfallen Auftragsinfo, UID und Lieferadressen sowie kundenspezifische Angaben. Zusätzlich können Provisionssatz oder Provisionsbetrag, Notizen, Kontakte und vermittelte Kunden gespeichert werden. Es werden "Provision aktuell", "Provision Vorjahr", "letzte Provision am" und "Auftragsvolumen" angezeigt.
5.4 Bankenstamm
Die allgemeinen Daten entsprechen denen im Kundenstamm. Es entfallen kundenspezifische Angaben. Zusätzlich können in einer eigenen Tabelle beliebig viele Notizen mit Datum, freiem Mitarbeiter- oder Kontaktnamen und freiem Texteintrag zu jeder Bank gemacht werden.
5.5 Artikelstamm
Aufgrund der Vielzahl an Informationen, die zu einem Artikel von Interesse sein können, befinden sich in der unteren Fensterhälfte Karteikarten, die jeweils sachlich zusammengehörende Informationen auf einer Karteikarte zusammenfassen. In den Programmgrundlagen kann eingestellt werden, welche Karteikarten angezeigt werden sollen. Damit können branchenspezifische Einstellungen getroffen werden, ohne daß unnötige Informationen am Bildschirm angezeigt werden.
Karteikarte Preise
Beinhaltet die Artikelpreise (Einkaufspreise, Einstandspreise, Verkaufspreise, alte Verkaufspreise) in der lagerführenden Mengeneinheit. Zusätzliche Angaben beinhalten Umsatzsteuer- und Erlöscode sowie Rabattzuordnungen (Rabattgruppe, Staffelrabatte), Mindest-Deckungsbeiträge und Provisionsgruppen
Karteikarte Eigenschaften
Definiert "Eigenschaften" wie Intrastat-Nummer, Barcode, Garantiedauer etc. - Zusätzlich können viele weitere Kennzeichen (rabattfähig, skontofähig, bonusfähig etc.) sowie Kostenzuschlagsartikel, Erlösaufteilungsartikel und Serien-/Chargennummernpflicht durch einfaches Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens gesetzt werden.
Karteikarte Verpackung
Beinhaltet Informationen zu Verpackungseinheiten wie Brutto- und Nettogewichte, Dimensionen...
Karteikarte Texte
Ermöglicht die Erfassung von Artikellang- und Infotexten und, wenn das Modul Fremdsprache installiert ist, die Hinterlegung der entsprechenden Texte in beliebig vielen Fremdsprachen.
Karteikarte Lieferanten
Zu jedem Artikel können beliebig viele Lieferanten hinterlegt werden. Je Lieferant werden Brutto- und Nettoeinkaufspreise, Bestellnummer, Bestell-Barcode, Lieferzeit etc. gespeichert. Wenn das Modul Fremdwährung installiert ist, kann die Einkaufspreisverwaltung in eigener Währung und Fremdwährung erfolgen.
Karteikarte Folgeartikel
Ermöglicht die Zusammenstellung von Artikeln in einer Tabelle, die jeweils gemeinsam mit einem Artikel verkauft werden sollen. Wird ein Artikel in der Angebots-/Auftragsverwaltung ausgewählt, der Folgeartikel hinterlegt hat, werden die Folgeartikel automatisch mit in die Positionszeilen übernommen.
Karteikarte Grafik
Zu jedem Artikel kann eine Grafik oder Zeichnung (Skizzen, Schema-Zeichnungen) gespeichert werden.
Karteikarte Lager
Verwaltung von Mindest- Maximal-, Sicherheits- und Meldebestand pro Lager. Steuerung der Bestellvorschlagsmengen auch über Verbrauchsdaten automatisiert möglich.
Karteikarte Lagerorte
Verwaltung von Standard-Lagerorten pro Lager.
5.6 Personalstamm
Organisatorische Einheit
Jeder Mitarbeiter kann einer organisatorischen Einheit (z.B. Zentrale, Filialen) zugeordnet werden, wodurch mit Anmeldung eines Mitarbeiters an die Datenbank automatisch alle von diesem Mitarbeiter erstellten Dokumente der richtigen organisatorischen Einheit zugewiesen werden.
Personaldaten
Personalnummer, Angestelltenverhältnis, Arbeitsbereich, Name, akad. Grad, Straße, Land, Postleitzahl, Ort, Telefon, Kontonummer, Geburtsdatum, Familienstand, Anzahl Kinder, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Krankenversicherung, Sozialversicherungsnummer, Berufsbezeichnung und Stellenbeschreibung (Langtext).
Gehaltsdaten
Stundenlohn brutto, Gehalt brutto, Lohn+Lohnnebenkosten/Stunde, Jahreslohn, Zulagen/Prämien.
Vertreterkennung
Vertreterkennzeichen, Provisionsbasis, Provisionsbetrag, Provisionssatz in Prozenten.
5.7 Textbausteine
Unter einem Kürzel (Kurzbezeichnung) gespeicherte Textbausteine (mit der Möglichkeit von Platzhaltern) können in POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE erfaßt werden und in weiten Bereichen der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden.
5.8 Grundlagen
Die Grundlagen beinhalten allgemeingültige Voreinstellungen, die Benutzerverwaltung und firmenspezifische Präferenzen. Im folgenden werden stichwortartig die einzustellenden Parameter angeführt:
Benutzerverwaltung
Anlage von Benutzern, Paßworten und Benutzerberechtigungen für die einzelnen Programmteile, Speichern der Benutzerunterschrift für Direktfax aus dem PC, Pfad zum Druckvorlagenverzeichnis, Indexreorganisation.
Steuerungsparameter
Für verwendete Module, Aktivieren/Deaktivieren von Programmteilen, Setzen von Ablaufprioritäten zur Optimierung der Benutzeroberfläche.
Allgemeine Vorgabewerte
Artikelhauptgruppen, Artikelsortiment, Artikelgruppen, Artikelreihen, Kategorien, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Länder- und Währungscodes, Kunden- und Artikelrabattgruppen, Nummernkreise, Mailingaktivitäten, Reisegebiete, Versandarten, Anreden, Erlöscodes, Seriennummern, Startmonat für abweichendes Geschäftsjahr, Druckcode, Umsatzsteuercodes, Kreditlimit, allgemeiner Fußzeilentext, Pfad zur Standardtextverarbeitung etc.
6. POLLEX-LC Auftragsbearbeitung
6.1 Angebote/Aufträge
Im Programmteil Angebote/Aufträge werden Anfragen, Angebote und/oder Aufträge erstellt. Wurde für einen Kunden ein Angebot erstellt, so kann aus dem Angebot direkt der Auftrag (auch in einer modifizierten Form) erstellt und auch als Fax direkt mit eingescannter Unterschrift versandt werden.
6.1.1 Angebots/Auftrags-Anlage
Angebotskopfteil
Dem logischen Arbeitsablauf entsprechend wird nach Anwahl des Hauptmenüpunktes Angebote/Aufträge dem Benutzer unmittelbar die Möglichkeit geboten, nach bestehenden Angeboten/Aufträgen zu suchen und beliebig zu bearbeiten oder ein neues Angebot bzw. einen neuen Auftrag zu erfassen.
Vorgabewerte
Im Fall der Neuanlage wird das Tagesdatum und die nächste freie Angebots-/Auftragsnummer vorgeschlagen. Die Eingabe der Kundennummer oder des Kundenkurznamens oder eines Teiles davon ermöglicht die Übernahme der Kundendaten (mit Liefer- und Rechnungsadresse) in das Angebot. Existiert der Kunde im Kundenstamm noch nicht, kann direkt auf den Kundenstamm zugegriffen werden, ohne die aktuelle Bearbeitung verlassen zu müssen.
6.1.2 Positionserfassung
Mit der Schaltfläche "Positionen" wechselt das Programm in die Erfassungsmaske für die Angebotspositionen. Über Schnellcodes können Artikel aus dem Artikelstamm, Temporärartikel (Artikel, die nicht im Artikelstamm erfaßt werden sollen) und optionale Positionen erfaßt werden.
Rabattfindungssystem
Die Rabattvorschläge aus dem Rabattsystem basieren auf den Artikelverkaufspreisen (fünf verschiedene Nettoverkaufspreisklassen, die im Kundenstamm zugewiesen werden) und können vom Benutzer durch Ändern der Preisklasse, Überschreiben des Rabatt-Prozentsatzes oder des Einzelpreises überarbeitet werden. Diese Funktion steht auch in Zwischensummen zur Verfügung, sodass auf einfache Weise Gruppenrabatte oder runde Gruppenpreise vergeben werden können. Ein Doppelklick auf die Spalte "Rabatt" zeigt an, welche Rabatte für den Kunden anwendbar sind. Mengenstaffelrabatte können additiv oder alternativ angewendet werden. Mit dem Modul Sonderpreise sind weitere, umfangreiche Preislogiken möglich.
Positionskalkulation
In einem eigenen Kalkulationsfenster kann positionsweise die Kalkulation von einzelnen oder mehreren Positionen überprüft oder bearbeitet werden. Es wird hier auch die Zuordnung auftragsspezifischer Einkaufspreise und positionsweiser Zuordnung von Deckungsbeiträgen ermöglicht (Eingabe Deckungsbeitrag-Betrag, Deckungsbeitrag-Prozent oder Aufschlag-Prozent)
Kopieren aus Vorlagen
Es besteht auch die Möglichkeit, vorhandene Angebote/Aufträge in das neue Angebot zu kopieren, sodass eine sehr hohe Effizienz der Angebotsstellung erreicht wird, da Doppelerfassungen vermieden werden.
Die Verwendung von Positionsnummern, Übersetzen, Fremdwährungen, Reservierung und Fertigung bedingt den Einsatz der jeweiligen Module und ist im jeweils entsprechenden Abschnitt beschrieben.
6.1.3 Angebots/Auftrags-Fertigstellung
Auftrag erhalten
Angebote werden durch Mausklick in die Checkbox "Auftrag erhalten" in Aufträge umgewandelt. Alle Felder, die aus den Stammdaten vorbelegt sind, können angebotsspezifisch durch andere Inhalte aus den zugrundeliegenden Tabellen abgeändert werden.
Dokument erledigt
Wenn der Benutzer nach Kontrolle zur Entscheidung kommt, daß das Angebot bzw. der Auftrag (Dokument) als erledigt zu betrachten sind, kann es durch Anklicken des Kontrollkästchens "Dokument erledigt" das Dokument aus der Liste der zu bearbeitenden Dokumente entfernen. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt das Dokument doch noch eingesehen werden oder geändert werden soll, kann er mit Hilfe der Funktionstaste [ F9 ] in die Liste der aktuellen Dokumente zurückgeholt werden. Aufträge können auch automatisiert bei der Erstellung von Lieferscheinen oder Rechnungen auf den Status "erledigt" gesetzt werden.
Karteikarte Summe
Zusätzlich zur Erfassung der Angebotspositionen kann in der Tabelle der Karteikarte Summe die Erfassung direkter Kosten (z.B. Fracht- oder Versandkosten, Transportversicherung, Verpackungskosten) erfolgen. Diese direkten Kosten werden nach der Positionssumme des Dokumentes gelistet und der Angebotssumme hinzugerechnet. Da die direkten Kosten unter Umständen eine Erklärung der "Preisbasis" erforderlich machen, kann neben Positionssumme und Nettosumme jeweils ein freier Text eingegeben werden.
Karteikarte Zusätze
In der Karteikarte Zusätze können alle zu einem Angebot/Auftrag erforderlichen Zusatzinformationen hinterlegt werden. Es sind dies z.B. Vertreter, Vermittler, Sachbearbeiter, Kundenbestellnummer. Darüber hinaus bietet eine enthaltene Tabelle die Möglichkeit, beliebig viele Vereinbarungen anzugeben, die in Blockform auf dem Dokument gedruckt werden können.
"Provisionen" zeigt für Vertreter und Vermittler den aus den Stammdaten übernommenen Provisionssatz mit Provisionsbasis an und ermöglicht die Zuordnung einer anderen Provisionsbasis bzw. Provisionsprozentsatz, der spezifisch nur für den Auftrag gelten soll.
"Auftragsinfo" zeigt die im Kundenstamm gespeicherte Auftragsinformation an und ermöglicht eine auftragsspezifische Änderung der Grundvereinbarung.
Karteikarte Bearbeitungsstand
Die Karteikarte Bearbeitungsstand beinhaltet zwei Schnellauswertungen:
- Bearbeitungsstand
Gibt dem Benutzer Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand des Dokumentes je Position. Es sind dies Auftragsmenge, bereits gelieferte Menge (auch Teilmenge) bereits fakturierte Menge (auch Teilmenge) und die bereits im Rapport (Istverbrauchserfassung) erfaßte Menge. - Lagerbestandsliste
Zeigt die je Artikel benötigte Auftragsmenge, die davon lagernde Menge und die Differenz, die mit bestehendem Lagerbestand nicht gedeckt werden kann, an.
Karteikarte Vorkalkulation
Die Karteikarte Vorkalkulation zeigt ein Kalkulationsblatt an, das den Soll-Umsatz, den Ist-Umsatz, die Vollkosten, die Selbstkosten und den Deckungsbeitrag sowie das Betriebsergebnis des Angebotes ausweist. Zusätzlich ist dieses Kalkulationsblatt nach Artikelarten (Material, Lohn, Fremdleistungen, Direkte Kosten und Provisionen) gegliedert. Schlußrabatte werden gesondert ausgewiesen. Dieses Blatt ermöglicht eine sofortige Angebotsbewertung über den voraussichtlichen Ertrag dieses Geschäftsfalles und ist gleichzeitig Basis für die vergleichende Nachkalkulation.
Karteikarte Texte
In der Karteikarte Texte können mit Hilfe von Textbausteinen Kopf-/Fuß- und Satztexte für Angebote und Auftragsbestätigungen erstellt werden. Satztexte dienen dazu, anstatt der erfaßten Positionen nur einen beschreibenden Text (Satztext) und den Gesamtpreis zu drucken.
Karteikarte Versand
In der Karteikarte Versand können Versandart, Kunden- und Lieferanten-Liefertermine, Verpackungsart in Packstücken mit Dimensionen, Volumina und Gewicht sowie Verpackungsbeschriftung angegeben werden.
Karteikarte Reparatur
In der Karteikarte Reparatur können branchenspezifische Kenndaten zur Reparatur erfaßt werden.
6.2 Lieferschein
Sofortlieferscheine
Kommissions- und Lieferscheine können direkt aus dem Auftrag mit der Funktion Lieferschein Sofortdruck oder Lieferschein Sammeldruck erstellt werden. POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE ermöglicht dabei automatisierte Teillieferungen mit Rückstandsausweis bzw. auch Teillieferungssperre für bestimmte Kunden. Auf die gleiche Weise können Kommissionsscheine erstellt werden.
Lieferscheinbatch
Mit dem Lieferscheinbatch können mit Selektionsmöglichkeiten Lieferscheine für offene Aufträge durch POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE im Batch erstellt werden.
Sammel-/Teillieferscheine
Bei der manuellen Erstellung von Lieferscheinen können die offenen Aufträge des jeweiligen Kunden eingeblendet und daraus eine vollständige oder teilweise Übernahme von Auftragspositionen in den Lieferschein durchgeführt werden. Es können sowohl mehrere Aufträge in einen Lieferschein zusammengefaßt als auch zu einem Auftrag mehrere Lieferscheine erstellt werden.
Leihwarenlieferscheine
Für Leihwaren können Konsignationslieferscheine erstellt werden, die automatisch das entsprechende Kunden-Konsignationslager, falls erforderlich, neu anlegen und bebuchen.
Freie Lieferscheine
Wenn eine vorhergehende Anlage von Aufträgen nicht erfolgt, können Lieferscheine auch als freie Lieferscheine ohne Auftragsbezug erstellt werden.
Lagerbuchungen
Mit Erstellung der Lieferscheine werden die entsprechenden Lagerbuchungen automatisch durchgeführt. Trotzdem können Lieferscheine beliebig oft geändert werden, da die Einträge im Lagerbewegungsjournal (Artikelkartei) die Änderungen in den Lieferscheinpositionen automatisch mit nachvollziehen. Bei einem Kommissionsschein führt die Lagerbuchung zur Umwandlung in einen Lieferschein.
Seriennummern
Bei Erfassung der Lieferscheinpositionen können Seriennummern aus dem Lager entnommen und der Positionszeile zugeordnet bzw. die eigene Seriennummerntabelle zur Vergabe von Seriennummern verwendet werden. Seriennummern können auch bereits im Auftrag reserviert werden.
Batch-Fakturenlauf
Erstellte Lieferscheine können in einem automatischen Fakturenlauf (Batchfakturen) zu Rechnungen verarbeitet werden.
6.3 Rechnungen
Vollautomatisiert
Rechnungen können vollautomatisiert erstellt werden durch:
- Sofortrechnung (auch Barverkaufsrechnung) aus Kundenauftrag
- Fakturenbatchlauf als automatische Einzelrechnungen aus Lieferscheinen
- Sammelrechnungsbatchlauf als automatische Sammelrechnungen aus Lieferscheinen
- Sofortrechnung aus Lieferschein
Teilautomatisiert
Rechnungen können teilautomatisiert erstellt werden durch:
- Kopieren aus einem oder mehreren Lieferscheinen
- Kopieren aus einem oder mehreren Aufträgen
- Kopieren aus dem Rapport
- Kopieren aus Aufträgen oder Lieferscheinen als Wartungsrechnungen
Manuell
Rechnungen können manuell erstellt werden durch:
- Eingabe, also ohne vorangegangenen Auftrag oder Lieferschein
- als Konsignationsrechnungen
6.4 Teilrechnung
Anzahlungsrechnungen
Teilrechnungen dienen dazu, um Anzahlungsansprüche für geleistete Teilarbeiten geltend zu machen, ohne daß die Gesamtleistung erbracht ist.
Schlußrechnung
Die Schlußrechnung lautet dann über den Gesamtanspruch (inklusive aller in Teilrechnungen vorab fakturierter Leistungen) und weist im Fußteil die Aufstellung aller bisher gestellten Teilrechnungen mit dem Zahlbetrag und dem Datum aus. Wenn das Modul "Projektverwaltung" installiert ist, können auf diese Weise Schlußrechnungen aus Rapport zusammen mit den entsprechenden Teilrechnungen erstellt werden.
Bisherige Teilrechnungen: zeigt eine Liste der bisher zu einem Auftrag erstellten Teilrechnungen.
6.5 Rapporterfassung
Ist-Verbrauchsdaten
Der Programmteil "Rapporterfassung" ermöglicht die Erfassung von Ist-Verbrauchsdaten zu einem Auftrag (oder bei installierter Projektverwaltung zu einem bestimmten Projekt) für Materialien und Löhne.
Schnellerfassung
Zur Schnellerfassung ist es möglich, aus der Liste aller Lieferscheine oder aus der Liste aller Aufträge die jeweils dort erfaßten Positionen gleich direkt in die Rapporterfassung zu kopieren. Auf diese Weise braucht der Benutzer die schon einmal erfaßten Positionen nur noch zu ergänzen oder - nach Bedarf - abzuändern. Es können auch nicht gewünschte Positionen einfach gelöscht werden.
Gemischte Erfassung
Die Eingabe von Ist-Verbrauchsdaten kann auch gemischt in der Liste erfolgen, da durch Eingabe der zugehörigen Auftragsnummer eine eindeutige Zuordnung gewährleistet ist.
Zur Abfrage von bereits erfaßten Positionen sind Schnellsuchfelder für eine bestimmte Auftragsnummer, ein Auftragskennwort, einen Kundenkurznamen oder eine Projektnummer möglich. Diese Felder sind mit Listen hinterlegt, sodass der Benutzer die gewünschten Rapportdaten durch einfaches Anklicken in der Auswahltabelle auswählen kann. In der Tabelle der ausgewählten Positionen können unmittelbar Abänderung, Hinzufügen oder Löschen von Rapportpositionen erfolgen.
Lagerbuchung
Wird ein Lieferschein in den Rapport kopiert, so sind Mengenänderungen über die Spalten "Zusatz", "Retour" und "Bruch" möglich. Es erfolgt bei Eintrag in diesen Spalten im Rapport jeweils eine Eintragung in der Artikelkartei wie bei Lieferschein, jedoch mit dem Symbol für "Rapport".
6.6 Nachkalkulation
Ist-Deckungsbeitrag
In der Nachkalkulation werden die relevanten Daten von Auftrag, Ausgangsrechnung und Rapport gegenübergestellt. Der wertmäßige Vergleich zeigt die Ist-Erlöse der Ausgangsrechnung im Vergleich zu den Ist-Selbstkosten der Rapporterfassung. Auf diese Weise wird ein Ist-Deckungsbeitrag ermittelt, der wiederum dem Soll-Deckungsbeitrag aus der Vorkalkulation gegenübergestellt wird. Dieselben Informationen werden für das kalkulatorische Betriebsergebnis angezeigt.
Wertvergleich
Als Vergleichswerte sind Soll-Verkaufspreis, Vollkosten und Selbstkosten aus der Rapporterfassung ausgewiesen, die direkt mit den entsprechenden Auftragswerten der Vorkalkulation saldiert und in Form der Differenzsummen dargestellt werden.
Mengenabweichungen
Ergänzt wird die Information der Nachkalkulation durch eine Mengenvergleichsliste, die die Differenz der Ist-Verbrauchsmengen aus der Rapporterfassung mit den an den Kunden fakturierten Mengen bildet. Als Information wird die ursprüngliche Auftragsmenge angezeigt.
6.7 Bestellungen
POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE bietet Ihnen die Möglichkeit, automatische Bestellvorschläge nach verschiedenen Kriterien zu erstellen
Screenshot Bestellvorschläge
Auswahlkriterien
Dazu gehören u. a. die Erstellung von Bestellvorschlägen für alle Artikel eines bestimmten Lieferanten, einer bestimmten Artikelhauptgruppe, Artikelsortiment, Artikelgruppe, Artikelreihe oder für ein bestimmtes Lager. Weitere Optionen sind die Auswahl welche Artikel herangezogen werden sollen (Unterschreitung des Mindest- oder Meldebestandes) sowie die Angabe auf welche Menge aufgefüllt werden soll (Fixmengen oder berechnete Verbrauchsmengen). Die Einbeziehung von Zusatzangaben wie Bestellung bei Hauptlieferanten, preisgünstigsten Lieferanten oder Lieferantenzuordnung aus Auftrag wird ergänzt um bereits getätigte Bestellungen, für die noch kein Wareneingang verbucht ist.
Bearbeitung - Vorschlag
Die Bestellvorschläge können dann kontrolliert und bearbeitet werden. Die Erstellung der Bestellung kann aus dem Bestellvorschlag erfolgen. Darüber hinaus wird automatisch eine Liste von Lieferantennamen erstellt, bei denen Bestellungen durchgeführt werden sollen. Ein Mausklick auf einen Lieferantennamen und den Push-Button "Bestellung erstellen" genügt, um automatisch eine Bestellung zu erstellen, die sofort druckbereit ist und per Brief oder Fax versendet werden kann.
Urgenzlisten
Für in Rückstand befindliche Lieferungen können Urgenzlisten erstellt werden.
Weitere Möglichkeiten im Bestellwesen ergeben sich durch den Einsatz des Moduls Reservierung.
6.8 Wareneingang/Rücklieferschein
Rücklieferschein
Rücklieferungen an den Lieferanten können direkt erfaßt oder direkt aus Reparaturaufträgen erstellt werden.
Gemäß ISO9000
Durch Kopieren aus Bestellungen/Rücklieferscheinen oder freier Eingabe können Wareneingänge erfaßt werden. Diese werden nach technischer Freigabe (gemäß ISO9000) vom Sperrlager auf verfügbare Lager gebucht. Nach kaufmännischer Prüfung erfolgt die Berechnung der mittleren Einkaufspreise und die Freigabe der Eingangsrechnung zur Übernahme in die Finanzbuchhaltung. Im gleichen Arbeitsgang kann die Lieferantenbewertung erfolgen. Mit dem Modul Reparatur werden vom Lieferanten reparierte Artikel (inkl. Seriennummern) direkt dem Reparaturauftrag des Kunden zugeordnet.
6.9 Eingangsrechnung
Aus dem Eingangslieferschein (Wareneingang) kann automatisch eine Eingangsrechnung durch POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE aus dem Wareneingang erstellt werden. Die Erfassung einer "Sammeleingangrechnung" wird durch das Kopieren der Positionen aus unterschiedlichen Wareneingängen ermöglicht. Rechnungsprüfung
Zur Erleichterung der Eingangsrechnungsprüfung werden der Rechnungsbetrag sowie die evtl. Mehrwertsteuer in Summe ausgewiesen. Allfällige Nicht-Materialpositionen, d.h. Positionen im Wareneingang, die keine Bestellpositionen waren, können ebenfalls erfaßt werden, um Betragsgleichheit mit dem Buchungsbetrag herzustellen. Solche Positionen sind z.B. Eingangsfrachten, Transportversicherungen, div. Zuschläge.
7.1 Artikelkartei
In der Lager- oder Artikelkartei werden alle Eingangs- und Ausgangsbewegungen sämtlicher Lagerartikel dokumentiert.
Bewegungsnachweis
Es ist damit gewährleistet, daß der ausgewiesene Lagerbestand absolut aufgrund der Bewegungen nachvollzogen werden kann. Jedes Dokument, das eine Lagerbewegung auslöst, ist mit der Dokumentennummer, dem Namen und/oder mit einem Dokumentenkennzeichen sowie dem Bewegungsdatum versehen. Darüber hinaus werden Seriennummern in der Artikelkartei mitgeführt, sodass auch der Verbleib oder Zugang und Abgang bestimmter Seriennummern überprüft werden kann. Bei Einsatz des Moduls Multilager werden auch Lagernummer und Lagerplatznummer mitgeführt.
Bestandsführung
Wenn in einem lagerführenden Dokument (z.B. Lieferschein, Inventurdifferenzliste etc.) nachträglich Mengenänderungen in einer Positionszeile durchgeführt werden, so wird in der entsprechenden Zeile der Artikelkartei dieselbe Änderung mitvollzogen, sodass die eingetragene Zeile immer gleichlautend mit der entsprechenden Zeile im Dokument ist. Erfolgt die Löschung einer Positionszeile im Dokument, so wird die entsprechende Zeile in der Artikelkartei gelöscht.
Lagerinformationen
Aus der Artikelkartei können verschiedene Lagerlisten als Bestandslisten gedruckt werden. Es kann dabei eine Einschränkung auf ein bestimmtes Lager, einen bestimmten Artikel über alle Lager (bei Einsatz von Multilager) oder alle Artikel eines bestimmten Lieferanten getroffen werden. Bei Lagerbewegungslisten sind Zeitraumeinschränkung und Lagerbewertung möglich.
7.2 Inventur
Durch Anwahl des Menüpunktes "Inventur" aus dem Hauptmenü wird die Möglichkeit zur Erfassung des Anfangsbestandes sowie beliebiger Zwischeninventuren und der Jahresend-Inventur gegeben.
Inventurschnellerfassung
Es besteht die Möglichkeit, mit "Inventur Schnellerfassung" alle bereits erfaßten Artikel je Lager auszuwählen und nur die tatsächlichen Istbestände einzugeben. POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE produziert aus dieser Erfassungsliste automatisch die entsprechende Inventurdifferenzliste und trägt für alle Abweichungen vom Sollbestand die entsprechenden Werte in die Artikelkartei ein.
Inventurdifferenzlisten
Um einzelne Lagerkorrekturen zu einem beliebigen Zeitpunkt durchzuführen, können beliebig viele Inventurdifferenzlisten auch manuell erstellt werden. Die Inventurdifferenzliste zeigt den Sollbestand des Artikels je Lager und Lagerort an und ermöglicht die Eingabe des Istbestandes. In einer eigenen Tabellenspalte wird die Abweichung zwischen Soll- und Istbestand durch POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE angezeigt und entsprechend in der Artikelkartei gebucht.
Inventurabwertung nach Altersstruktur
Um den Inventurbestand entsprechend bewerten zu können, bietet POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE eine automatische Inventurabwertung nach Altersstruktur an, die anhand der Lagertage entsprechende Abwertungsprozentsätze (durch den Benutzer selbst definierbare Abwertungstabelle) anwendet.
Manuelle Inventurabwertung
Darüber hinaus kann die Inventurabwertung in einer eigenen Abwertungstabelle manuell nach Prozentsätzen für verschiedenste Selektionen aber auch in absoluten Beträgen je Artikel erfolgen. Die Abwertungsmöglichkeiten können miteinander kombiniert werden. Z.B. zuerst allgemeine Abwertung über Altersstruktur und dann manuelle Überarbeitung.
Auswertungen
Als Drucklisten sind sowohl Lagerbestandslisten per Stichtag als auch Bewertungslisten per Stichtag verfügbar. Diese Listen werden durch Abwertungsauswertungen ergänzt. Es besteht damit jederzeit die Möglichkeit, Lagerwerte zu beliebigen Stichtagen mit Einkaufs- und/oder Verkaufswerten abzufragen. Gleichzeitig können Inventuren zu festgelegten Stichtagen mit freien Inventurbewertungspreisen (=abgewertete Preise) erstellt werden.
7.3 Provisionsabrechnung
POLLEX-LC ERP / CRM BUSINESS SOFTWARE bietet Vertreter- und Vermittlerprovisionsabrechnungen an.
Die Provisionsbasis kann auf Umsatz, Deckungsbeitrag, Betriebsergebnis oder fixen Beträgen je Auftrag festgelegt werden.
Für die Umsatzverprovisionierung besteht eine Provisionsgruppen-Logik.